PingUp è una piattaforma progettata per scalare il tuo business tramite WhatsApp Business API. Questa guida presenta tutte le funzioni principali per utilizzare al meglio il potenziale di WhatsApp professionale.
Messaggi: il cuore della comunicazione
La sezione Messaggi è divisa in tre parti:
- Lista conversazioni (sinistra): tutte le chat con ricerca per nome/numero e filtri per utente assegnato o etichetta
- Conversazione (centro): chat selezionata con pulsante ASSEGNA per smistare il lavoro
- Dettaglio cliente (destra): informazioni complete e strumenti di gestione
Sessione di 24 ore e Template
WhatsApp permette di rispondere liberamente solo 24 ore dopo l'ultimo messaggio del cliente. Quando la finestra scade, appare il pulsante RIATTIVA CHAT per inviare template approvati da Facebook. Puoi anche scrivere per primo ai clienti, ma solo tramite template.
Gestione Clienti ed Etichette
Etichettare e organizzare
Le etichette sono fondamentali per:
- Riconoscere tipologie di clienti a colpo d'occhio
- Inviare broadcast mirati a segmenti specifici
- Creare gruppi con caratteristiche simili (es. clienti che hanno acquistato un prodotto specifico)
Usa il pulsante Aggiungi Etichetta nel dettaglio cliente per categorizzare immediatamente.
Opt-in e protezione del numero
La richiesta di opt-in è come l'autorizzazione marketing: WhatsApp monitora spam e blocchi. Invia sempre la richiesta tramite messaggio o SMS per proteggere la reputazione del tuo numero.
Importazione clienti
Carica liste tramite file CSV.
Campi obbligatori: Name e Phone (con prefisso internazionale) Configurazione finale: specifica se numeri hanno prefisso, imposta opt-in accettato, assegna etichette di massa.
Attenzione ai prefissi: se carichi numeri con prefisso ma indichi il contrario, otterrai doppi prefissi (es. 3939...) che non funzionano.
Attività e Appuntamenti
Gestisci appuntamenti, ordini e prenotazioni con template automatico: "Gentile [nome], ti confermiamo [tipo attività]. Riepilogo: [contenuto]. Data: [data]. Ora: [ora]. Non esitare a contattarci. Grazie!"
Automazioni incluse:
- Reminder automatico 24 ore prima
- Reminder 1 ora prima dell'appuntamento
- Possibilità di marcare attività come "speciali" per statistiche
Creazione rapida: clicca direttamente sui messaggi dei clienti per creare attività precompilate con cliente e contenuto automatici. Oppure usa il pulsante "+" durante le chat attive o "NUOVO" dalla barra di navigazione.
Broadcast: comunicazioni massive
Da clienti PingUp
Seleziona template e configura campi dinamici usando:
Esempio template semplice: "Gentile {{1}}, la informiamo che il suo ordine {{2}}. Può ritirarlo in {{3}} nei nostri orari."
Compilazione con testo fisso:
- {{1}} = "Cliente"
- {{2}} = "è pronto"
- {{3}} = "Via Roma 3 (Torino)"
Compilazione con variabili:
- {{1}} = {{ds_name}} (nome del cliente)
- {{2}} = {{ultimo_ordine}} (campo extra personalizzato)
- {{3}} = {{indirizzo_consegna}} (campo extra personalizzato)
Importante: se un cliente non ha valore per una variabile, il template non viene inviato.
Filtri avanzati per targeting
Filtri etichette:
- "TUTTE" = deve avere tutte le etichette selezionate
- "ALMENO UNA" = basta una qualsiasi delle etichette
Filtri tags avanzati: Oltre ai tag esatti, puoi usare testo parziale. Esempio con date:
- Cliente con tag "18 Agosto 2022", "10 Agosto 2022", "7 Agosto 2022"
- Filtro "Agosto, 2022" = trova tutti i clienti con entrambe le parole
- Filtro "Agosto" (modalità ALMENO UNO) = trova tutti con "Agosto" nel tag
Broadcast da file CSV
Carica file con colonne personalizzate che diventano variabili del template.
Risultato personalizzato:
- Mario riceve: "Gentile Mario Rossi, il suo ordine è pronto. Ritirate in Via Torino 1 Roma"
- Francesca riceve: "Gentile Francesca Verdi, il suo ordine è stato spedito. Ritirate in Corso Cavour 30 Milano"
Configurazione: specifica quale colonna corrisponde a nome e telefono, gestisci prefissi internazionali.
Gestione Utenti e Assegnazioni
Sistema di assegnazione intelligente
Con 2 utenti (Alice e Bob):
- Entrambi vedono nuove conversazioni non assegnate
- Chi si assegna la chat può rispondere
- L'altro non viene distratto
- Possibili riassegnazioni per collaborazione
- Rimozione assegnazione per disponibilità generale
Tag automatici per smistamento
Assegna hashtag agli utenti:
- Alice: #alice, #divano
- Bob: #bob, #cucina
Quando un cliente scrive "Info sul #divano nuovo", la chat va automaticamente ad Alice. Perfetto per separare reparti o integrare chatbot che reindirizzano al reparto giusto.
Template WhatsApp: tipologie complete
Template semplice (pingueen_semplice)
"Gentile {{nome}}, ti ricordiamo l'appuntamento con {{operatore}} domani alle {{ore}}"
Template con header media
Attiva il sottomenu header per aggiungere:
- Immagini promozionali
- Video dimostrativi
- PDF informativi
Vincolo: con header attivo, non puoi inviare template senza media allegato.
Template con risposte rapide
I pulsanti guidano le risposte e attivano automazioni. Esempio e-commerce:
- Pulsante "Informazioni prodotto"
- Pulsante "Stato spedizione"
- Pulsante "#alice" (assegna automaticamente conversazione ad Alice)
Template configurato:
- Header: immagine prodotto
- Testo: "Gentile {{1}}, parla con i nostri personal shopper per la {{2}}"
- 3 pulsanti risposta rapida per smistamento
Template con Call-to-Action dinamiche
Per link personalizzati al tuo sito:
Configurazione CTA:
- URL base: https://ecommerce.it?
- Parametro dinamico esempio: coupon=pingup
- Testo pulsante: "Scopri le offerte"
Esempi di invio:
- Template 1: https://ecommerce.it?coupon=blackfriday2022
- Template 2: https://ecommerce.it?codicesconto=AB123
- Template 3: https://ecommerce.it?utm=pingup&offerta=borsa_nuova
Facebook permette un solo parametro dinamico per CTA, ma puoi usarlo creativamente per UTM, codici sconto, o parametri multipli.
Impostazioni e Settings completi
Dati personali
Configura orari di apertura/chiusura accurati: sono fondamentali per messaggi automatici di chiusura e disponibilità corretta.
Preferenze applicazione
- Alert sistema: notifiche push browser/app
- Messaggio fuori orario: risposta automatica durante chiusura
- Messaggio assenza: "out of office" per ferie/festività
- Messaggi lampo: risposte predefinite per velocizzare conversazioni
Campi extra personalizzati
Crea campi illimitati per arricchire profili clienti:
- Note: campo più popolare per annotazioni team
- Partita IVA: per clienti business
- Ultimo acquisto: per timing marketing
- Categoria cliente: per segmentazione
Solo l'amministratore può creare campi extra, tutti possono compilarli.
Gestione etichette
Crea etichette con nome e colore personalizzati. Essenziali per broadcast, clienti e conversazioni: rendono tutto "mille volte meglio" secondo la filosofia PingUp.
Best Practice per risultati ottimali
Organizzazione strategica
- Etichetta sistematicamente ogni cliente per segmentazioni future
- Crea campi extra per informazioni business-specific
- Usa tag data per follow-up temporizzati (es. "15-Gennaio-2024")
- Configura orari realistici per automazioni credibili
Comunicazione efficace
- Richiedi sempre opt-in per proteggere reputazione numero
- Testa template con piccoli gruppi prima di invii massivi
- Personalizza con variabili ma verifica che i clienti abbiano i dati
- Usa CTA dinamiche per tracking e conversioni misurabili
Gestione team
- Definisci tag utenti per smistamento automatico
- Forma il team sul sistema di assegnazioni
- Monitora conversazioni per distribuire carico lavoro
- Integra chatbot per reindirizzamento intelligente
Potenziale di crescita aziendale
Con PingUp trasformi WhatsApp in un ecosistema completo:
Automazione intelligente: dalla gestione orari ai reminder automatici Segmentazione avanzata: da etichette semplici a filtri complessi con tag parziali
Personalizzazione scalabile: da messaggi generici a comunicazioni ultra-personalizzate via CSV Gestione team professionale: da chat individuali a sistema organizzato multi-utente Analisi performance: da invii "a caso" a strategie data-driven con template A/B
La combinazione WhatsApp Business API + PingUp offre un vantaggio competitivo significativo: mantieni il calore della comunicazione personale mentre gestisci volumi da grande enterprise, automatizzi processi ripetitivi ma conservi la flessibilità per casi speciali, e trasformi ogni interazione in opportunità di crescita misurabile.
