Una gestione efficace di WhatsApp Business richiede una configurazione ottimale di utenti e impostazioni automatiche. PingUp offre strumenti per organizzare il team e automatizzare le risposte.
Gestione degli Utenti
La sezione Utenti è riservata agli amministratori e permette di distribuire le conversazioni in modo intelligente. Quando arriva una nuova conversazione, tutti gli utenti la visualizzano, ma solo chi se la assegna può rispondere.
Vantaggi del sistema:
- Evita conflitti tra operatori
- Riduce distrazioni per il team
- Permette collaborazione e riassegnazioni
Tag Automatici
Ogni utente può avere tag specifici. Quando un cliente scrive un messaggio con un tag, la conversazione viene automaticamente assegnata all'utente corrispondente.
Esempio: Alice ha i tag #alice e #divano. Se un cliente scrive "Info sul #divano", la chat va automaticamente ad Alice.
Impostazioni Principali
Dati Personali e Orari
Configura gli orari di apertura per attivare messaggi automatici di fuori orario e durante le ferie.
Preferenze Applicazione
- Alert di sistema: notifiche push per nuove conversazioni
- Messaggio fuori orario: risposta automatica quando sei chiuso
- Messaggio di assenza: per ferie e chiusure prolungate
- Messaggi lampo: risposte predefinite per domande frequenti
Campi Extra ed Etichette
- Campi extra: aggiungi informazioni ai profili cliente (es. campo "Note")
- Etichette: organizza broadcast, clienti e conversazioni con colori personalizzati
Template WhatsApp
Template Semplice
Testo con variabili: "Gentile {{nome}}, appuntamento con {{operatore}} domani alle {{ore}}"
Template con Media
Aggiungi immagini, video o PDF attivando l'header.
Template con Pulsanti
Risposte rapide: guidano la conversazione e attivano assegnazioni automatiche.
Call-to-Action: creano link personalizzati al tuo sito con parametri dinamici.
Esempio CTA:
- URL: https://negozio.it?
- Parametro: coupon=SCONTO20
- Risultato: link personalizzato per ogni cliente
Best Practice
- Definisci tag chiari per ogni competenza del team
- Configura orari realistici per le automazioni
- Testa sempre i template prima dell'invio massivo
- Monitora le performance e aggiorna regolarmente
Una configurazione ben strutturata permette di gestire grandi volumi di conversazioni mantenendo professionalità e personalizzazione.
